9 van de 10 keer begint een CRM selectie bij het opschijven van een aantal gewenste functionaliteiten en vervolgens het intypen van CRM software bij Google (waarschijnlijk ben je zelfs zo hier gekomen!). Danhet lukraak opsturen van een aantal informatie aanvragen en vandaaruit een selectie maken. Opzich niks mis mee, alleen eindig je waarschijnlijk met nog meer vragen,zoals:
- Hmm elk CRM leverancier beweerd (op hun site/in hun antwoorden) dat ze mijn gewenste functionaliteiten aankunnen.
- Er zijn er zoveel, hoe en waarop moet ik selecteren
- Mis ik er niet een paar die juist perfect voor ons zijn?
- Wat is de goede prijs, de een is heel goedkoop terwijl de andere relatief duur is
- etc.
Allemaal zeer legitieme vragen wat het selecteren van een CRM leverancier niet makkelijk maakt. Ik noem hier overigens bewust CRM leverancier en niet CRM software, omdat ik denk dat de selectie gaat om een goede CRM oplossing maar ook een goede CRM leverancier.
Waarom is een CRM leverancier zo belangrijk?
Het selecteren van een CRM oplossing is maar de helft van het werk, of misschien zelfs maar een kwart! Het in gebruik nemen en je eigen processen zodanig afstemmen,zodat de CRM oplossing echt gebruikt gaat worden is nog veel belangrijker. Om dit te realiseren is er vaak hulp nodig en dat kan de CRM leverancier bieden. De een doet dit via een online training/support terwijl de ander een heel implementatie traject wilt doorlopen. Wat hiervan het beste aansluit hangt af wat je zoekt, wat voor een soort organisatie jullie zijn en je budget is.
Bewezen kennis/kunde i.p.v. functionele eisen.
Het afvinken van gewenste functionaliteiten d.m.v. RFI/RFP (Request for Information/Proposal) is uiteraard waardevol, maar in mijn ogen niet als vertrekpunt. Je moet deze vragen aan de juiste leverancier stellen om je eigen tijd (en die van hun) goed te gebruiken. Daarom is het zinnig om eerst te kijken naar:
-
Kijk of de CRM leverancier ervaring heeft met jullie branche, oftwel zal deze ervaring hebben met jullie functionele wensen;
- Sluit de CRM leverancier aan bij jullie bedrijfsgrootte (focus op MKB of juist mulitnationals)
- Spreekt de CRM leverancier dezelfde “taal”. Het werkt niet als je een hele formele organisatie bent en een oplossing kiest die net nieuw is en net zijn begonnen, of andersom.
- Sluit de prijs aan op wat jullie kunnen/willen uitgeven en hoe is de prijs opgebouwd, zit hier veel support in of gaat alles op aan (maandelijkse) gebruikers fee’s
Bovengenoemde punten zijn relatief makkelijk vast te stellen door CRM leveranciers te selecteren/ te vragen naar referenties en dan pas de volgende stap te nemen, zoals een demo. Met referenties uit jullie branche/bedrijfsgrootte kan je meteen zien of de CRM leverancier snel zal doorzien wat jullie problemen zijn. Met de bedrijfsgrootte vang je vaak al af of de prijs binnen jullie budget vall en krijg je meteen ook een indicatie of jullie budget wel realistisch is.
Een goede informatie email zou kunnen zijn:
Hallo mijn naam is A en ik ben van bedrijf B. Ons bedrijf heeft C aantal medewerkers en we zijn vooral actief in de volgende branches: D,E,F. We zijn een jong/oud bedrijf en willen de komende jaren vooral groeien/ efficienter werken. We zijn opzoek naar een CRM oplossing en jullie oplossing lijkt een fit te zijn. Voordat wij en jullie teveel tijd gaan steken in demo’s en functionele eisen wil ik heel graag het volgende weten:
Hebben jullie ervaring met bedrijven in onze branche en bedrijfsgrootte. Zo ja, heb je hier een aantal voorbeelden van en een investerings indicatie daarbij. Dit geeft op hoofdliijnen goed aan of we een match zijn en of het zin heeft om de volgende fase in te gaan.
CRM leveranciers selectie
Je kan ook kijken op, klik hier :Als je hier een aanvraag doet, wordt er doormiddel van een interview naar bovengenoemde zaken gekeken en wordt er vervolgens een short list samengesteld met CRM leveranciers die goed matchen, reuze handig!