ERP selectie trajecten en de daarop volgende implementatie trajecten scoren nog regelmatig slecht bij een evaluatie. De implementatie is niet goed gegaan of de ERP selectie heeft veel te lang geduurd.
Maar waarop baseer je of een ERP selectie en daarop volgende implementatie van een ERP systeem goed is gegaan? Op de vooraf gedefinieerde eisen en wensen? En als die om mee te beginnen niet eens correct zijn? Volgens mij zouden de cijfers er dan heel anders uitzien. De ERP implementatie is dan uiteindelijk wel goed uitgevoerd,volgens vooraf gedefinieerde eisen en wensen, alleen is men uiteindelijk niet tevreden met het resultaat. Door op deze manier te kijken, is meteen ook duidelijk dat het kiezen van het juiste startpunt van een ERP selectie cruciaal is.
De ERP selectie begint met het kijken naar je eigen organisatie.
Wat dient er precies geautomatiseerd/vervangen te worden! Als je basis proces niet klopt of als de procedures niet goed zijn, dan kan je deze wel automatiseren maar dan zal het uiteindelijke resultaat niet goed zijn, je hebt tenslotte alleen maar de verkeerde processen geautomatiseerd! Het is dus van belang om naast het inventariseren van wat je wilt ook meteen te kijken of ze nog wel correct zijn. Het vervangen of aanschaf van een nieuw ERP systeem is het uitgelezen moment om dit te doen. Doe dit overigens voor aanvang van het ERP selectie proces.
Een aantal ander valkuilen (en hoe ze op te vangen bij een ERP selectie):
- Kies zorgvuldig de leveranciers uit.
Een google search op ERP leveranciers geeft al snel een veelvoud aan ERP leveranciers. Als u vervolgens op de website kijkt, lijkt het alsof de meeste precies kunnen wat u zoekt. Helaas is de realiteit wat weerbarstiger (the devil is in the details, zoals de Engelse zeggen). Een goed vertrekpunt zijn de sites die een voorselectie voor u maken of begin met het kijken naar software leveranciers die in uw branche actief zijn. Door zonder goede research het ERP selectie proces in te gaan, heb je een grote kans dat je de verkeerde ERP leveranciers met elkaar vergelijkt.
. - Het opsturen van een RFI (request for Information) is niet een goed begintpunt van een ERP selectie. Zodra u de leveranciers heeft gekozen, neem dan de tijd om contact met ze op te nemen, ze gaan tenslotte een cruciaal onderdeel van uw organisatie automatiseren. Kijk tijdens dit contact naar een aantal basale zaken zoals de eerder genoemde branche kennis, sluit de leverancier aan op uw bedrijfstype en hoe komt de leverancier over. Dit kan een gewoon kort telefonisch contact zijn waarin u kort uw case bespreekt. Vervolgens kunt u besluiten om deze leverancier uit te nodigen voor een RFI en het ERP selectie proces opstarten. Ik kan u garanderen dat de leverancier in kwestie de RFI ook secuurder zal invullen, hij moet er tenslotte ook veel tijd insteken.
. - Spreken jullie ‘dezelfde taal’. Je gaat een lange samenwerking aan met de ERP leverancier en het ERP implementatietraject is meteen het meest intensieve onderdeel van deze samenwerking. Zonder uitzondering zal er tijdens dit traject zaken verkeerd gaan of wilt u zaken toch net iets anders of andersom. Het is dan van belang dat de organisaties elkaar ‘liggen’en op dezelfde golflente communiceren. Alleen op die manier kan er in een goede samenwerking oplossingen gevonden worden. Neem als voorbeeld een jong en dynamisch internet marketingbureau, die zal waarschijnlijk niet zo goed uit de voeten kunnen met een grote, formele ICT dienstverlener.
. - Maak gebruik van aanwezige kennis. Wanneer leveranciers naar het proces hebben gekeken en hun oplossingen presenteren zit daar vaak veel kennis en kunde achter, zeker wanneer er gekozen wordt voor een branche specifieke ERP Leverancier. Deze partijen weten hoe bepaalde zaken in een branche geautomatiseerd kunnen worden, maak hier gebruik van en sta hier voor open. Vraag jezelf af waarom in een software oplossing voor een bepaalde oplossing is gekozen en waarom jullie proces daarvan afwijkt. Beslis vervolgens of jullie proces hierin uiteindelijk leidend moet zijn of juist niet. Naast het feit dat het goedkoper zal zijn om met een bestaand proces mee te gaan, zit er vaak ook veel ervaring achter de keuze van de leverancier om het softwarepakket op die manier in te richtten.
. - Eisen en wensen veranderen in de loopt van de tijd, zelfs tijdens het ERP selectie proces. Door dit vooraf al te benoemen, is het makkelijker om later in het ERP implementatie traject hier voor open te staan en kan bij de ERP selectie dit ook als criteria meegenomen worden (is de leverancier flexibel). Dit geldt overigens voor zowel de leverancier als de klant.