Voor de verwerking van zo’n kleine 15.000 inkomende facturen per jaar zocht SW-bedrijf Tomingroep enige tijd geleden naar een alternatief voor de toen nog grotendeels handmatige verwerking.’ Specialist DDi Document Software uit Hoofddorp leverde met DDi Factuur de oplossing om een einde te maken aan alle door papier gestuurde processen rondom inkomende facturen.
Doorlooptijden zijn daarmee flink teruggebracht en door een integratie met Eniac, het financiële pakket van Imtech Application Solutions dat Tomingroep gebruikt, is er volledig grip op het verwerkingsproces. De investering, inclusief een desinvestering in al aanwezige software, is binnen een half jaar terug verdiend. Handmatige verwerking is foutgevoelig, duurt langerqua procuratieen geeft minder grip op het verloop van het proces, meent Wilco Goossens, Manager Informatisering & Automatisering bij Tomingroep. ‘Met DDi Factuur kregen we een instrument in handen dat ons in staat stelde inkomende facturen na scanning en herkenning direct voor het grootste deel helemaal digitaal te verwerken.’
Tomingroep heef een flinke efficiencyslag gemaakt. Goossens: ‘We zijn in staat sneller de facturen te verwerken en de mensen krijgen dus sneller hun geld. Dat geeft ons een goede naam in de markt. We zullen echter steeds blijven zoeken naar manieren die verder bijdragen aan een hogere kwaliteit en efficiency van de organisatie. Ook de digitale verwerking van formulieren, bijvoorbeeld personeelsmutaties of investeringsformulieren, gaan we binnenkort opstarten. En voor de uitgaande facturen zijn we druk bezig om daarin een slag te maken met digitale layouts zodat we geen voorbedrukt papier meer nodig hebben. Het streven bij Tomingroep is om zoveel mogelijk digitaal te doen wat digitaal kan. DDi denkt daarin mee, ze gaan echt voor de oplossing. De winst die we op die manier bereiken in geld, tijd, kwaliteit en uniformiteit werpt daardoor heel snel zijn vruchten af.’
Lees de complete case story van Tomingroep.
Over Tomingroep
Met veertien bedrijfsonderdelen, 1.700 medewerkers en zo’n veertien vestigingen is Tomingroep een veelzijdige organisatie met een groot en breed aanbod aan industriële en personele diensten en activiteiten op het gebied van aannemrij en retail. Daarbij wordt bij voorkeur gewerkt met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.