Er is al geruime tijd een trend in het onderwijs gaande waarbij er enorm bezuinigd moet worden. Hier zijn dan ook een enorm aantal onderwijsinstellingen actief mee bezig en nemen alle mogelijke posten onder de loep. De instellingen kiezen er meestal voor om te besparen op hun administratieve processen. Hieronder valt het verwerken van facturen en het beheren van onder meer contracten en dossiers.
Een goed voorbeeld in de praktijk is het Meridiaan College in Amersfoort. Opleidingen die op meerdere locaties gevestigd zijn en nog werken met papieren processen, zoals op het Meridiaan College, kunnen deze enorm verbeteren door over te stappen naar digitalisering en het digitaal verwerken van hun documenten, zoals binnengekomen facturen. Het Meridiaan College heeft maar liefst 3500 studenten en is daarmee een enorme onderwijsinstelling die jaarlijks zo’n 5000 inkomende facturen moet verwerken. Dit college heeft er sinds 2012 voor gekozen om haar facturen digitaal te laten afhandelen met DDi Document Software en Afas Profit. Het Meridiaan College bespaart zodoende op geld, tijd, fouten en moeite en heeft nu meer grip op het totale factuurverwerkingsproces.
De applicatie van DDi Document Software scant en herkent de gegevens op papieren facturen en brengt deze middels een verbinding meteen over naar Afas Profit. De facturen worden bij Afas Profit voor accodering beschikbaar gesteld aan de medewerkers die hier verantwoordelijk voor zijn en worden uiteindelijk afgehandeld. Het directe gevolg van deze digitale verwerking is dat de doorlooptijd korter is, er strakkere controles plaatsvinden en de kwaliteit van het werk toeneemt.
Theo Willemsen van het Meridiaan College geeft aan dat de grootste winst op de diverse locaties teruggevonden kan worden. “Vooral daar was men nogal eens wat tijd kwijt met het routeren van documenten en ophalen van goedkeuringen. Pas daarna kwam het bij ons op de administratie voor verwerking; een verwerking die nu veel sneller gaat. De tijd die mensen lokaal kwijt waren voor het routeren en accorderen van facturen, wordt nu besteed aan andere activiteiten die meer betrekking hebben op het onderwijs zelf.”