Er zijn nog altijd veel ondernemingen en organisaties die van mening zijn dat het digitaal archiveren en verwerken van facturen duur en moeilijk is. Dit is gebleken uit een recent gehouden onderzoek van DDi Document Software. Dit softwarebedrijf houdt jaarlijks een enquête onder haar (toekomstige) klanten om na te gaan hoe deze hun facturering ontvangen en afhandelen. Na dit enkele malen te doen, krijgt het bedrijf de meest essentiële trends te zien en aan de hand daarvan gericht te handelen. In 2012 bleek dat er hooggespannen verwachtingen waren onder de klanten. Het jaar verliep echter anders dan verwacht.
Ongeacht de mogelijkheden tot efficiëntie en optimalisatie van processen bij het electronisch verwerken van facturen, vinden veel bedrijven het nog een te grote stap om hiertoe over te gaan. Volgens het onderzoek weten deze bedrijven echter wel dat het handmatig verwerken van papierendocumenten lang duurt, dat facturen op die manier vaak verloren raken en er niet voldoende grip is op het totale proces. Meer dan de helft van de geênqueteerde organisaties geeft ook aan dat zij slechts matig of niet tevreden zijn over de huidige gang van zaken. De Commercieel Directeur van DDi Document Software is van mening dat dit een goede reden is voor de organisaties om hun processen te herzien. Een groot deel van de ondervraagden is hier ook werkelijk mee bezig. Maar liefst 65% van de geênqueteerden geeft aan te overwegen om over te stappen naar automatische factuurverwerking, maar zij geven tevens aan dat het zes maanden tot een jaar kan duren alvorens zij hun keuze maken. Deze bedrijven handelen niet zo snel als gewenst, omdat zij over het algemeen maximaal 10.000 euro gereserveerd hebben om de genoemde problemen op te lossen.
De respondentengroep verschuift
Ongeveer zeventig procent van alle respondenten ontvangt en verwerkt jaarlijks om en nabij 10.000 facturen. Het grootste deel van de geênqueteerden is uit de zorg en transport & logistiek afkomstig, gevolgd door financiële instellingen en dienstverleners. Het is gebleken dat deze groepen het meest te kampen krijgen met dit probleem. Slechts een klein deel van de ondervraagden was afkomstig uit de overheid, wat inhoud dat deze groep al voldoende is voorzien van automatiseringsmogelijkheden. Uit eerdere onderzoeken is gebleken dat deze groep reeds bezig was om electronisch te archiveren en factureren.
Conclusie
Veel bedrijven zijn bereid over te stappen naar digitale factuurverwerking, maar ze beginnen te twijfelen wanneer ze aan de kosten denken. Thom Menssink, Commercieel Directeur DDi Document Software, sprak zijn mening uit omtrent de uitkomst van het onderzoek: “Dat verbaast me nog steeds. De winst in efficiëntie, gebruiksgemak en inzicht is dermate groot dat de investeringen gemiddeld binnen een half jaar terugverdiend kunnen zijn. En dan heb ik het nog niet over de winst in compliancy, verantwoording ten aanzien van wet- en regelgeving. Iets wat tegenwoordig als bijzonder belangrijk wordt ervaren.”