De directeur van Het Coachhuis, Jan Molenkamp, is tevreden. Sinds het jaar is begonnen worden er namelijk geen papieren facturen meer verstuurd vanuit het spreekkamerverhuurbedrijf. Molenkamp legt uit: “Tot een jaar geleden was het versturen van een factuur nog een betrekkelijk complexe aangelegenheid voor ons. Klanten kunnen bij Het Coachhuis een ruimte reserveren via ons online boekingssysteem. Die gegevens worden gebruikt om in het boekhoudprogramma handmatig een factuur aan te maken. Deze wordt weer uitgedraaid en vervolgens per post verstuurd. Uit het reserveringsprogramma draaiden we daarnaast ook nog een Excel-bestand met extra specificaties van de kosten.” De operatie is dus al met al omslachtig.
Molenkamp zei ook dat hij begreep dat dit een beetje gemakkelijker had gekund. Daarom worden sinds heden bij Het Coachhuis alle facturen via e-mail verzonden. Het boekhoudprogramma is aangesloten aan het boekingssysteem en nu worden de facturen automatisch elke maand verzonden. Er wordt behoorlijk veel verwerkingstijd bespaard. Facturen komen bovendien ook beter aan. Dit heeft het personeel van het Coachhuis opgemerkt. Molenkamp zei: “Het wordt door onze gebruikers erg gewaardeerd. Onze huurders vroegen al langer om een digitaal exemplaar van hun factuur. De meeste bedrijven die bij ons huren zijn niet zo groot en hebben vaak een externe boekhouder. Voor hen is het een stuk eenvoudiger om een mail door te zetten naar de boekhouder dan steeds weer die facturen af te leveren.”
Er zijn vele bedrijven die digitale facturen versturen en verwerken. Het Coachhuis is beslist geen uitzondering op de regel. Een papieren factuur kost een ondernemer namelijk enorm veel geld. Er moeten daarbij kosten worden bijgeteld zoals het printen en versturen van al die post op papieren. Daarbij zijn er ook veel mensen nodig om handmatig al die in- en uitgaande facturen te verwerken. Bovendien is zoveel mensenwerk enorm gevoelig voor fouten en het corrigeren van al die fouten kost ook weer geld en tijd. Maar de aanname van e-facturen gaat toch niet zo snel als in principe de bedoeling was. Er zijn veel bedrijven die wachten om dit te doen en een aantal bedrijfsprocessen moeten zorgvuldig worden bekeken. Ook daar komen kosten bij kijken en er moet tijd worden vrijgemaakt daarvoor. Daarom ontwikkelen de overheid en het bedrijfsleven verschillende ideeën om het gebruik van e-factureren te stimuleren. Het doel is om uiteindelijk e-facturen te standaardiseren.