Stichting Fonds 1818 kreeg voorheen haar subsidieaanvragen via haar website, maar dat zal veranderen wegens de automatisering van dit proces. Het Haagse vermogensfonds wil, door de digitalisering van de aanvragen, haar papierstroom enerzijds verminderen en anderzijds verwacht dit bedrijf om op deze manier een zo volledig mogelijke visie krijgen van de diverse projecten en de aanvraag indienende organisatie.
Om de automatische verwerking van digitale noodhulpaanvragen te realiseren, zijn DDi Document Software en Ontwerpwerk door Fonds 1818 ingeschakeld om hulp te verlenen. Het Fonds heeft de gecombineerde solutie is intussen succesvol in gebruik genomen.
Het ontwerpen en realiseren van de website, was de taak van Ontwerpwerk. Het automatisch verwerken en de uitlezing van de online aanvraagformulieren binnen dit project, was de verantwoordelijkheid van DDi Document Software. Door middel van een technische aansluiting van iFile en de website, bestaat de mogelijkheid nu om aanvragen, inclusief eventuele bijlagen, automatisch digitaal te archiveren en in de werklijst van het juiste personeelslid te plaatsen. Op die manier komen alle aanvragen ruim op tijd bij de juiste personeelsleden terecht zodat de afhandeling veel sneller kan verlopen.
Het is bovendien niet de eerste actie van Fonds 1818 ter optimalisatie van processen en de vermindering van de papierstromen. Fonds 1818 besloot reeds in een fase die zich voorheen afspeelde om de Elektronische Archiveringssolutie van DDi Document Software te gebruiken.