De tijden zijn verandert. Klanten krijgen momenteel vooral papieren facturen van bedrijven. Het is alom bekend dat digitale facturen, die bovendien meteen ingelezen kunnen worden binnen de boekhouding, veel efficiënter zouden zijn dan de papierenfacturen, maar er wordt al langer dan tien jaar gediscussieerd over welke standaard daarvoor het best geschikt zou zijn. Er worden door FactuurExchange groene facturen geboden, die formaat onafhankelijk zijn, maar die gebaseerd zijn op het principe ‘elk formaat erin en elk formaat eruit’. De eigen bedrijfssoftware kan gebruikt worden voor het verzenden van factuuropdrachten, terwijl alle klanten het correcte formaat kiezen voor hun software voor de verwerking van de facturen.
Groene facturen zoals die van FactuurExchange worden zowel als afbeelding als digitaal bestand verstuurd. Het digitaal bestand kan meteen in de boekhouding worden ingelezen. Er hoeft niet meer overgetikt te worden en de facturen zijn foutloos. Er is voor een groene factuur helemaal geen inkt of papier nodig en tijden transport vindt er geen uitstoot van koolstofdioxide meer plaats.
De Belastingdienst heeft deze facturen inmiddels goedkeuring gegeven, omdat ze compleet, kostenbesparend en veilig zijn. Aan handmatige verwerking werd er zo’n tien euro besteed aan het inlezen, maar dit wordt met groene facturen verlaagd naar slechts enkele dubbeltjes. In Nederland worden er elk jaar ongeveer 130.000.000 facturen door bedrijven verstuurd. Als deze facturen worden gedigitaliseerd, wordt Nederland het eerste land dat een snel uitwisselingssysteem heeft. Het land zal hiermee bovendien een miljard per jaar besparen. Daardoor wordt de concurrentiepositie van het land verbeterd vergeleken met andere landen. Het milieu wordt met behulp van groene facturen ook gespaard.
Het is niet moeilijk voor bedrijven om meteen over te stappen op groene facturen. Zij hoeven geen extra kosten uit te geven en kunnen gebruik maken van hun bestaande software. Het enige verschil is dat handmatig invoeren niet meer hoeft. Er verandert niets aan de eigen procedures van het bedrijf voor de goedkeuring van facturen. De bedrijfsrouting blijft ook gewoon hetzelfde.
FactuurExchange
FactuurExchange maakt voor organisaties duurzame IT-soluties. Het bedrijf heeft op basis van een concept van groene facturen en aanmaningen een nieuw model gemaakt en dat aan grote en kleine bedrijven, branchebedrijven, banken en accountants gedemonstreerd. Het bedrijf kreeg zeer positieve reacties. Het prototype werd gezien als een administratieve doorbraak, die een einde zal brengen aan het overtikken van facturen wat veel tijd in beslag neemt.
Er zullen meer groene berichten worden vrijgegeven. Daarbij zal er worden begonnen met de groene bestellingen bij leveranciers en de groene opdrachten afkomstig van consumenten. Er komt tevens een mobiele applicatie die dient om meteen een groene factuur te versturen of een groene order te plaatsen bij de leverancier.