SoftBrick heeft alle winkels inclusief de distributiecentra van Free Record Shop en Van Leest in de Benelux voorzien van een compleet geautomatiseerde softwareoplossing voor personeelsplanning en tijdregistratie, welke speciaal toegespitst is op retailorganisaties. Hiermee heeft de Free Record Shop Holding als doelstelling om de personeelskosten te beheersen zonder dat dit afbreuk doet aan de dienstverlening richting de consument.
Free Record Shop is een winkelketen die in 1971 de basis legde met een klein grammofoonplatenwinkeltje. Ruim 35 jaar later is Free Record Shop, dankzij de goede formule, uitgegroeid naar zo’n 370 winkels in Nederland, België, Luxemburg, Noorwegen en Finland. SoftBrick heeft inmiddels een succesvolle implementatie verricht voor ruim 230 winkels in de Benelux waar zo’n 2000 medewerkers werkzaam zijn.
De Free Record Shop Holding bestaat uit zes aparte B.V.’s waarvoor één softwareoplossing moest worden gekozen, rekening houdend met de diverse wetgevingen en de talen in de zes verschillende landen waar de winkels gevestigd zijn. Voor Free Record Shop was het een hele klus om een geschikte leverancier te vinden die kon voldoen aan de wensen en eisen van de organisatie. Uiteindelijk sloot SoftBrick hier het beste bij aan en speelde hierop in door o.a. verschillende CAO’s en bedrijfsregelingen in de applicatie aan te passen op de organisatie-eisen. Daarnaast was de applicatie naast het Nederlands al beschikbaar in de Engelse en Franse taal zodat alle vestigingen binnen de holding van Free Record Shop probleemloos zouden kunnen werken en communiceren met de software. Als laatste eis aan het nieuwe softwarepakket moest SoftBrick deze snel kunnen implementeren.
Nadat duidelijk werd dat SoftBrick aan alle gestelde eisen van Free Record Shop kon voldoen, koos de organisatie voor een concernbrede softwareoplossing van SoftBrick. Vervolgens werd een werkgroep samengesteld met professionals op de werkvloer van Free Record Shop om zo nog duidelijker de wensen en behoeften van de organisatie in kaart te brengen. Tegelijkertijd werd een opleiding gestart voor de applicatiebeheerders van Free Record Shop zodat zij de toekomstige gebruikers een adequate ondersteuning zouden kunnen bieden.
Op het moment dat de implementatiewerkzaamheden grotendeels waren verricht werden ook de shopmanagers getraind om te kunnen werken met de applicatie. Naast het Nederlands moest een aantal opleidingen in de Franse taal plaatsvinden voor de shopmanagers uit Wallonië en Luxemburg, maar ook dit was voor SoftBrick geen enkel probleem. Na deze opleidingen heeft Free Record Shop twee maanden een pilot gedraaid om het systeem te testen en te gebruiken. Hierna was de organisatie er klaar voor om ‘live’ te gaan. Inmiddels wordt naar volle tevredenheid en met goede resultaten met de applicatie gewerkt.
Na de implementatie van de software voor personeelsplanning en tijdregistratie bij de winkels van Free Record Shop en Van Leest in de Benelux, zullen ook Noorwegen en Finland snel volgen. Hiermee gaat SoftBrick haar strategie met het oog op internationalisering verder uitbouwen.
Bronnen: HRMcentraal & SoftBrick BV