VanMeijel heeft voor de behandeling van inkoopfacturen een nieuwe standaardoplossing op de markt gebracht. Met de oplossing worden inkoopfacturen gedigitaliseerd en door het goedkeuringsproces geleid. De oplossing biedt behalve betere beheersing van de factuurstroom ook een aanmerkelijk versnelling van het afhandelingsproces en dus tot een flinke tijds- en kostenbesparing. De business proces management (BPM) oplossing voor inkoopfactuurcontrole is gecreëerd met de BPM-software Progress Savvion en volledig geïntegreerd met Metacom, het ERP-systeem van VanMeijel.
Inkomende facturen worden gescand en in de financiële administratie ingeboekt, waarna meteen het goedkeuringsproces start. In de BPM-oplossing is vastgelegd welke stappen in welke volgorde doorlopen moeten worden, en wie welke verantwoordelijkheden heeft. De factuur wordt als PDF-document in het document management systeem opgeslagen en naar de betrokken functionarissen in het goedkeuringsproces verzonden. Zij kunnen hun goedkeuring eventueel vergezeld van aanvullende notities doorgeven. Nadat het proces is doorlopen wordt de factuur door de financiële administratie klaargezet voor betaling.
Met behulp van de BPM-oplossing is er altijd een evident inzicht in de status van openstaande facturen en de eventuele knelpunten of vertragingen in het proces van de factuurafhandeling. Dankzij de digitalisering kan de goedkeuring op elke plek plaatsvinden en zwerven er geen onnodige kopieën rond door het bedrijf.
De BPM-oplossing is standaard ingericht op basis van best practises, feedback en ervaringen van de klanten van VanMeijel, hoewel ook de integratie naar andere systemen is voorbereid. Dankzij die gestandaardiseerde oplossing kan het pakket in korte tijd geïmplementeerd worden. Daarnaast is er een variëteit waarbij het mogelijk is het standaardproces aan te passen aan de wensen van de klant.