Bedrijven en organisaties zullen in de nabije toekomst steeds minder met papier te maken krijgen. Het aantal ontvangen en verzonden documenten via de post verliest steeds meer terrein ten opzichte van e-mail, formulieren worden in toenemende mate online aangeboden en trends als globalisme, het nieuwe werken, de iPad en cloud computing creëren automatisch vraag naar digitale informatie. Om structuur aan te brengen in deze nieuwe documentstromen heeft DDinformatica een Universeel Document Capture Systeem ontwikkeld, genaamd iCapture.
Universeel Document Capture systeem
Bij het ontwerp van iCapture is DDinformatica teruggegaan in de tijd. Hoe ging het voor het digitale tijdperk van telex, fax, EDI, internet en e-mail? Opvallend daarbij was de overzichtelijkheid. Alles was één formaat; papier. Een document werd op papier gemaakt, verzonden, centraal ontvangen, intern doorgestuurd, verwerkt en opgeborgen in een archief.
Aan de bovenstaande documentstroom is niets veranderd, behalve het formaat (papier, fax, e-mail, web form, MFP, ect.) en de centrale ontvangst. Bij het ontwerp van iCapture als Universeel Document Capture Systeem is daarom uitgegaan van deze twee gegevens. Ieder document, onafhankelijk van de bron (pdf, doc, xml, MFP, html, EDI, papier, fax, e-mail), wordt (de)centraal opgevangen door iCapture en vervolgens centraal ontvangen en verwerkt op de iCapture server tot een universeel formaat. Daarnaast worden documenten naar wens volledig geïndexeerd, geregistreerd en geclassificeerd. Direct – al dan niet via vaste procedures (workflow) – verzonden naar de juiste medewerkers en (beveiligd en geautoriseerd) opgeborgen in het juiste digitale dossier/digitale archief. Door het universele formaat apparaat onafhankelijk en dankzij het internet locatieonafhankelijk.