De bekende producent van salades en sandwiches Johma is alweer vele jaren een trouwe EMIS-gebruiker. Het HR- & Payroll-pakket van IBS biedt volgens HRmanager Peter Davids van Johma een geïntegreerde oplossing voor verloningen en salarisadministratie, waarmee naar tevredenheid wordt gewerkt. Heel belangrijk is dat de personeelsysteem flexibel genoeg is om mee te gaan met dynamische veranderingen in de wetgevingen.
Als gevolg van de invoering van de Wet verbetering poortwachter heeft IBS het HR- & Payroll-pakket EMIS meteen functioneel uitgebreid met de EMIS Verzuimmanager. Deze functionaliteit is ontwikkeld in het kader van de Wet verbetering Poortwachter, waarin is geregeld wat werknemers en werkgevers moeten doen om te bevorderen dat langdurig zieke werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk gaan. Alle gegevens rondom ziekteverzuim werden uiteraard al in EMIS geregistreerd, maar met behulp van de Verzuimmanager kan nu het hele proces worden bewaakt. Dat houdt in dat noodzakelijke acties tijdig worden gesignaleerd en uitgevoerd. Bijvoorbeeld het opstellen van de probleemanalyse of een plan van aanpak. Maar ook het versturen van een fruitmand aan een zieke medewerker is als actie in te regelen.
“We hadden behoefte aan een uitbreiding van de mogelijkheden om onze procedures goed te kunnen opvolgen, en die kon de Verzuimmanager ons bieden,” aldus Peter Davids van Johma. ‘De registratie rondom ziekteverzuim is voor ons erg belangrijk. Door onder meer aanscherping van onze verzuimprocedures, betere opvolging van het verzuim, goed inzichtelijk krijgen van oorzaken ervan en sturen op hervatting op therapeutische basis hebben we het ziekteverzuim de afgelopen jaren weten terug te brengen van acht tot vijf procent. Op jaarbasis gaat het daarbij om tien fte’s, dus dat is aanzienlijk. De verzuimmanager is daarbij onmisbaar. Het registreert en analyseert alle gegevens die we nodig hebben. Bovendien kon hierdoor het contract met de externe arbodienst worden opgezegd, afgezien van diensten van de bedrijfsarts. Op jaarbasis bespaart ons dat ongeveer veertigduizend euro. Het systeem betaalt zich zo dubbel en dwars terug.’
Ook zijn enkele jaren geleden EMIS Office en EMIS Cockpit aangeschaft. EMIS Cockpit is een soort business intelligence-tool waarmee allerlei gegevens uit EMIS kunnen worden geanalyseerd en indien gewenst ook grafisch weergegeven. Ziekteverzuim kan zo bijvoorbeeld worden uitgesplitst naar afdeling, geslacht of leeftijd of een combinatie van deze en andere factoren. Ook hier weer zonder dat de database vervuilt. EMIS Office biedt de mogelijkheid om gegevens uit EMIS te exporteren naar de
Windows-programma’s Word en Excel, waardoor bijvoorbeeld salarissen en adresgegevens van medewerkers in standaard customer brieven kunnen worden verwerkt. Ook kunnen op deze manier in Excel berekeningen worden gemaakt zonder dat de database wordt vervuild. Externe accountants hechten hier zeer veel waarde aan.
De afgelopen jaren heeft Johma een aantal maal opnieuw georiënteerd op de mark met behulp van benchmarks om te zien of er betere systemen beschikbaar waren met eenzelfde kwaliteit/prijsverhouding. ´Maar wij zijn toch weer bij EMIS uitgekomen,” aldus Peter Davids van Johma. “Waaraan ik nog meer behoefte zou hebben? Administratieve zaken als ziekmeldingen, verhuisberichten en dergelijke komen doorgaans nog steeds via de e-mail binnen en moeten vervolgens handmatig worden ingevoerd. Ik zou graag een systeem hebben waardoor dergelijke
meldingen met één druk op de knop worden verwerkt. EMIS Plaza biedt die mogelijkheid. We zijn daarover met IBS in gesprek.”
Bron: Verzuimoplossingkiezen