Sinds enkele maanden is het grootste deel van de 115 service- en onderhoudsmonteurs van Kropman Services uitgerust met een PDA, een Personal Digital Assistant. Een handheld computer die het mogelijk maakt serviceorders direct digitaal te verwerken. De PDA is online met de centrale Microsoft Dynamics NAV-database van Kropman Services verbonden en voorziet de service- en onderhoudsmonteurs van alle informatie die nodig is om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Na afloop kunnen ze de klant meteen laten zien wat ze gedaan hebben, welke materialen ze daarvoor gebruikt hebben, hoeveel tijd ze hebben besteed en of er nog vervolgacties nodig zijn. De klant tekent daarna eenvoudig voor akkoord op de PDA. Dankzij de directe verbinding met de backoffice 4PS Construct ontvangt de klant, als hij dat wil, meteen een rapportage via e-mail of men logt daarvoor in op het klantportaal van Kropman. Via dit klantportaal, dat overigens een eigen ontwikkeling is van Kropman, kan de klant in de voortgang van de serviceorder volgen. Dat alles dankzij 4PS Mobile, een mobiele online én offline applicatie die in een hechte partnership-constructie door 4PS, Kropman Services en een drietal andere 4PS Construct-klanten ontwikkeld is. Paul Kok, landelijk manager Service, en Emile Tap, hoofd product- en procesmanagement, vertegenwoordigden Kropman in de samenwerking. Zij vertellen hoe 4PS Mobile in nauwelijks anderhalf jaar tijd van een scope uitgroeide tot een werkende en innovatieve applicatie.
Kropman Services heeft zich toegelegd op onderhoud en beheer van technische gebouwgebonden installaties. In het streven naar optimalisering van de bedrijfsvoering bleek dat er in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces nog behoorlijk wat winst te halen viel. Een vereenvoudiging die vooral moet komen van een verbetering van de informatievoorziening. De zwakke plek zat met name in de verwerking van serviceorder-informatie. Emile Tap: ‘Je wilt je monteurs natuurlijk met gerichte en correcte informatie op pad sturen. Voorheen was dat nogal vaag, ze kregen te horen wat er ongevéér aan de hand was. Via 4PS Mobile krijgen ze nu de juiste actuele informatie op hun PDA. Precies zoals die ingevoerd is in Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct, ons integrale ERP-systeem. En op locatie kunnen ze onder andere met behulp van voorgedefinieerde velden bijhouden wat ze gedaan hebben, welke materialen ze hebben verbruikt, de dagstaat opmaken, eventueel aanvullend werk noteren en overige interne teksten meesturen die nodig zijn om de backoffice up to date te houden. En die informatie wordt weer automatisch weggeschreven in het ERP-pakket 4PS Construct.’ Inmiddels werkt driekwart van de monteurs van Kropman Services dagelijks met 4PS Mobile.
De beslissing om op zoek te gaan naar een mobiele applicatie was al in 2007 genomen, kort voordat Emile Tap in augustus van dat jaar bij Kropman in dienst kwam. ‘Drie leveranciers waren gevraagd om een presentatie te geven en een businesscase te maken’, zegt hij. ‘Uiteindelijk kreeg één van hen opdracht om een functioneel ontwerp te maken.’ Dat functioneel ontwerp moest dienen als een onafhankelijke bron, op basis waarvan Kropman Services zou kunnen bepalen welke functionaliteiten een dergelijke mobiele applicatie zou moeten hebben met het oog op de specifieke processen van het bedrijf. In december 2007 was het functioneel ontwerp gereed. Een lijvig document waarin precies stond omschreven wat de wensen en eisen van Kropman waren, welke functionaliteiten voor het bedrijf relevant waren en hoe die naar de techniek van een mobiele applicatie vertaald moesten worden. ‘Dat functioneel ontwerp was een echte eyeopener voor ons’, zegt Emile Tap. ‘We kregen niet alleen meer inzicht in de hele materie, het bleek ook dat er nogal wat “afhankelijkheden” waren.’ Wat bedoelt hij daarmee? Paul Kok legt uit: ‘Voor ons was de kans reëel dat het tussen de leverancier van de nieuwe mobiele applicatie en die van onze ERP-applicatie niet zou boteren. En wij hadden geen zin om in zo’n situatie terecht te komen.’